18 september 2015 | Tekst: Martijn Planting| www.movemens.nl

 

Het is een discussie die binnen de fysiotherapiepraktijken al jaren speelt. Is er nog plezier in het werk? Doordat alles onder druk staat, van patiëntendossiers tot personeels- en kwaliteitsmanagement, administratie en omzetontwikkeling, lijkt er steeds minder tijd om te behandelen. Terwijl dat toch de reden is dat men voor het vak fysiotherapie koos. Verschillende (kwaliteits)managementsystemen, benchmarks en softwarepakketten hebben als doel de administratieve zorg te verlichten, maar dat gebeurt niet altijd naar ieders tevredenheid. De ideale oplossing voor diensten die allemaal met elkaar verbonden zijn, waarmee informatie en gegevens eenvoudig zijn op te roepen, te controleren en uit te wisselen, leek niet voorhanden. Daarom is de FysioCockpit in het leven geroepen. De FysioCockpit levert inzicht en tijdwinst op, waardoor er in de fysiotherapiepraktijk met meer plezier gewerkt kan worden.

 

Bij Fysiotherapie Leusden.nl, HKZgecertificeerd en aangesloten bij Het Gezonde Net, liep men enkele jaren geleden tegen verschillende organisatorische problemen aan. Praktijkmanager Sjoerd Heijnes vertelt: “Net als waarschijnlijk iedere praktijk wilden we op ieder gewenst moment een totaalbeeld van de praktijk kunnen inzien. Wat speelt er, wat zijn de mogelijkheden, wat is de opbrengst per medewerker per patiënt? Met de bestaande systemen kwamen we er niet echt uit. Ze gaven geen volledig overzicht of bleken niet zo gebruiksvriendelijk. Zeker voor de therapeuten die ermee moeten werken, is het cruciaal dat het eenvoudig en snel te gebruiken is.” Via softwarehuis AFAS, toevallig ook in Leusden, werd samen met Het Gezonde Net contact gelegd met Michel Verhoeven van PraktijkCockpit. Michel had al ruimschoots ervaring met AFAS software en ontwikkelde soortgelijke systemen eerder voor onder andere orthopeden.

Vanaf het moment dat de partijen samen zaten, eind 2014, ging het snel. Ron Haanschoten van Het Gezonde Net vertelt: “Eén van de verzoeken die we van onze leden kregen, was om een kwaliteitsmanagementsysteem te ontwikkelen waarmee de hele praktijk bestuurd kon worden. Dat was eigenlijk de directe aanleiding voor wat zou gaan heten ‘de FysioCockpit’. De input en functionaliteiten worden geleverd door vijf bij Het Gezonde Net aangesloten fysiotherapiepraktijken.

 

Zaken als de terugkoppeling naar zorgverzekeraars
en behandelgemiddelden haal
je met een druk
op de knop naar boven

 

“In eerste instantie hebben we een webapplicatie ontwikkeld waarmee we alle processen kunnen monitoren tot op HKZ / ISO 9001 niveau. Daarnaast hebben de meeste praktijken nog geen real time financieel management systeem. We zijn daar naar op zoek gegaan en hebben AFAS als partij gevonden waarmee we wilden samenwerken. Door het integreren van genoemde systemen kan straks iedere praktijk op ieder moment het juiste inzicht krijgen in zijn praktijkvoering op o.a. proces-, personeels-, klanttevredenheids- en financieel niveau per medewerker. Wij scholen de praktijken hierin en geven continue ondersteuning. Ook organiseren we Masterclasses en regio-dagen. Alles met als doel om te leren, maar vooral ook van elkaar te leren." Saskia van Niekerk, kwaliteitsmanager bij Het Gezonde Net vult aan: “Het Gezonde Net staat voor samenwerken en ontwikkelen. Die gedachte zien we terug in de manier waarop we deze ontwikkeling met elkaar doormaken.”

 

Brainstormen in pilotbijeenkomsten Naast Fysiotherapie Leusden.nl werden nog vier fysiotherapiepraktijken uit Het Gezonde Net geselecteerd, die samen deel uitmaken van een pilotgroep. Alle praktijken hebben (een eerste versie van) de FysioCockpit geïnstalleerd gekregen om hiermee te kunnen proefdraaien. In de pilot zijn bewust praktijken geselecteerd uit verschillende regio’s en met een grote variëteit aan medewerkers. Eén van die andere praktijken is GTC Fitwell uit Hilversum. Office manager Jetty Westerdijk: “We hebben nu vier bijeenkomsten gehad, waarin we vooral veel brainstormen. Er komen hele nuttige en praktische zaken aan de orde. Wij werken op boekhoudkundig gebied al wat langer met AFAS software, dus dat gedeelte van de FysioCockpit was grotendeels bekend.

 

Zaken als de terugkoppeling naar zorgverzekeraars en behandelgemiddelden haal je met één druk op de knop naar boven. Wel is het heel belangrijk om het personeel er goed bij te betrekken. Zij moeten er tenslotte ook mee gaan werken. Het is prettig als er wat meer eenheid is, dus met alle betrokken partijen streven we naar zoveel mogelijk standaardisatie in het programma. Doordat we geen CAO hebben, bleken er op het gebied van contracten en salariëring soms best grote verschillen te bestaan. Een uurtarief kun je natuurlijk zelf bepalen, maar het is mooi om te zien dat Het Gezonde Net bijvoorbeeld heeft opgepakt om een nieuw standaardcontract op te maken dat alle leden straks kunnen gebruiken.” Praktijkeigenaar Bert Heeling van Fysiotherapie Leusden.nl vult aan: “Zolang we binnen de kaders van AFAS werken is alles eigenlijk mogelijk. We kunnen FysioCockpit precies inrichten zoals wij dat willen. Problemen waar wij als praktijken tegenaan lopen, worden direct opgelost. Dan gaat het zowel over de fysiotherapiekant als de bedrijfsmatige kant.

 

Ik vergelijk ons gekscherend wel eens met een boer. Een boer wil weten wat een koe kost, hoeveel deze eet en hoeveel melk hij geeft. Hoe meer inzicht in de praktijk, des te meer tijd we overhouden voor andere dingen. Als ik voorheen de omzet per medewerker wilde inzien, zat ik in het weekend een beetje te rommelen. Nu heb ik direct inzage in de actuele stand van zaken. Alles is heel gebruiksvriendelijk en bovendien online inzichtelijk. Ik kan het vanaf iedere plek bekijken.”

 

‘We kunnen heel simpel
elkaars kennis en ervaringen delen.
Een absolute meerwaarde
voor de werkbaarheid
en kwaliteit binnen onze praktijk’

 

Overzichtelijk en gebruikersvriendelijk

Michel Verhoeven vertelt graag over de vele mogelijkheden die in de FysioCockpit verwerkt zijn. Bijvoorbeeld het aanvragen en registreren van het verlof van medewerkers. Als een medewerker verlof wil aanvragen, doet hij dat eenvoudig digitaal. De praktijkeigenaar krijgt een melding in zijn cockpit en kan de aanvraag accorderen. Het verlofsaldo wordt vervolgens direct bijgewerkt in het systeem en de medewerker wordt afgemeld in de agenda’s. Hoewel het proces standaard is, kun je als praktijk bijvoorbeeld wel je eigen layout aanpassen. Ook kun je per medewerker aangeven wie toegang heeft tot welke functionaliteit. Een fysiotherapeut hoeft geen salaris van een collega te zien, terwijl de praktijkeigenaar juist wel inzicht in de financiële situatie moet hebben.

Ook qua interne communicatie is het een programma dat veel werk uit handen neemt. Sjoerd Heijnes: “Voor mij als praktijkmanager is het ideaal dat ik nu het grote geheel kan overzien. Ik verzorg bijvoorbeeld de interne communicatie: vergaderingen inplannen, agenda maken, notulen verzorgen en verspreiden. Na een overleg zet ik alle notulen, die voorheen nog wel eens in een map verdwenen, in het systeem. Ik kan er documentatie, afbeeldingen en zelfs filmpjes aan toe voegen. Iedere medewerker kan alle informatie direct inzien. We kunnen zo heel simpel elkaars kennis en ervaringen delen. Een absolute meerwaarde voor de werkbaarheid en kwaliteit binnen onze praktijk.”

 

 

 

 

 

Afgesteld op HKZ-systeem

FysioCockpit geeft dus niet alleen financieel inzicht, maar is ook afgesteld op het HKZ-systeem van Het Gezonde Net. Hierin kunnen taken/acties verdeeld worden en praktijkprocessen worden bewaakt. Ook geeft het systeem aan wanneer bepaalde geplande termijnen zijn overschreden en wie verantwoordelijk is. Dit geeft overzicht en dus rust in de praktijk.

 Komt er een (her-)registratie aan voor het CKR (Centraal Kwaliteitsregister)? Vanuit het systeem krijg je automatisch een melding. Hetzelfde kan voor bijvoorbeeld het BedrijfsHulpVerleningscertificaat. Saskia van Niekerk: “Veel praktijkeigenaren worstelen met dezelfde vraagstukken. Vanuit onze Centrale Organisatie kunnen wij hen veel werk uit handen nemen door producten en diensten te ontwikkelen. Zo hebben wij ook een HKZ /ISO 9001 systeem ontwikkeld om de processen en systemen goed ingericht te krijgen. Zelfs als je niet meer ISO 9001 gecertificeerd wilt zijn, geeft dit systeem veel structuur aan je praktijk.”

 

Visueel aspect is belangrijk

FysioCockpit is intuïtief ingericht. Het is vooral tot stand gekomen door logisch na te denken en te kijken door de ogen van de fysiotherapeut. Tijdens de genoemde bijeenkomsten van de pilotpraktijken wordt bruikbare input geleverd vanuit de dagelijkse praktijk. Daarbij is ook het visuele aspect belangrijk. Er is bewust gekozen voor simpele en herkenbare icoontjes. Een voorbeeld: sommige verzekeraars eisen een bepaald retourpercentage van de ingevulde enquêtes die de tevredenheid meet van patiënten. Deze tevredenheid kan worden gemeten per medewerker, waarbij direct inzichtelijk is hoe hij of zij scoort. Dit wordt visueel gemaakt met een stoplicht dat op groen, oranje of rood staat, afhankelijk hoe de medewerker scoort. 

 

Ondernemen

Het nieuwe initiatief past in het verhaal van de ondernemende fysiotherapeut. Ondernemen vraagt ook om een planmatige aanpak. Mensen komen niet vanzelf naar de praktijk. Ondernemers moeten netwerken, doen aan marketing, zoeken naar multidisciplinaire samenwerkingen, maar uiteindelijk moet het natuurlijk wel wat opleveren.

Met de FysioCockpit kun je zelfs extra besparen volgens Bert Heeling. “Ik draai nu zelf de salarisstroken van de medewerkers uit en zelfs vrijwel de complete jaarrekening! Natuurlijk kost het wat, maar het levert ons ook veel op. Zelfs financieel. Jos van Laarhoven, praktijk-eigenaar van Fitwell: “Als ondernemer ben ik zeker enthousiast over de cockpit. Het is overzichtelijk, levert tijdwinst op en daardoor zal het mogelijk ook financiële voordelen op gaan leveren. Ik vind de FysioCockpit overzichtelijk voor zowel de ondernemer, als voor de medewerkers. Het zal de administratieve druk verlichten. Zoals mijn collega Jetty al aangaf doen wij onze financiële administratie met AFAS. De FysioCockpit is voor ons een professionele aanvulling.”

 

Tijd voor dingen die je echt leuk vindt

Het plezier moet in ieder geval terug kunnen komen in de praktijk. Er waren tijden dat de fysiotherapeut zoveel ‘randzaken’ aan zijn hoofd had dat het plezier in het werk (het behandelen van patiënten!) een beetje ontbrak. Dit speelt ongetwijfeld bij veel ondernemers. Met de FysioCockpit wordt het vak naar verwachting weer een stuk plezieriger. In plaats van tijdverlies aan randzaken is er inzicht in de belangrijke zaken en houdt de praktijkeigenaar bovendien tijd over om te besteden aan de dingen die hij echt leuk vindt. Het vertrouwen is groot.  

 

 


 

PraktijkCockpit lanceert de FysioCockpit

Ondernemers in de zorg die willen weten wat het rendement van hun praktijk is of inzicht in behandelgemiddeldes als een vereiste stellen voor een goede bedrijfsvoering? Praktijkeigenaren die de financiële cijfers op elk gewenst moment van de dag willen kunnen opvragen? Voor hen is de FysioCockpit een handige ondersteuning. De FysioCockpit is gemaakt in AFAS Software en is gekoppeld met het bekende EPD. In de FysioCockpit ziet de ondernemer met één druk op de knop de gewenste informatie. Onderdelen van HKZ en Plus worden moeiteloos ondersteund. Niet alleen de vastlegging, maar ook de signalering van actiepunten krijgt de ondernemer via de mail of persoonlijke pagina.

Enkele voordelen:

Alle relevante managementinformatie op één plek

Eenvoudig, overzichtelijk en gebruiksvriendelijk
Tijd over om te ondernemen of leuke dingen te doen!

Meer informatie?

Kijk op www.PraktijkCockpit.nl